Das interne Kontrollsystem (IKS) ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe des Energie AG-Konzerns eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften und Mitarbeitern durchgeführt wird, um bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern sowie mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass im Rahmen der Erfüllung der Aufgabenstellungen im Konzern die folgenden allgemeinen Ziele erreicht werden:
- Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit
- Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Berichterstattung
- Einhaltung der für das Unternehmen geltenden internen Regelungen sowie der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften, insbesondere für den Rechnungslegungsprozess
Im Energie AG-Konzern sind die Holdingfunktionen „Konzern-Treasury“, „Konzern-Accounting“ und „Controlling und Risikomanagement“ etabliert. Die Abteilung „Rechnungswesen“ fungiert als Dienstleister für den gesamten Konzern und ist in der Energie AG Oberösterreich Business Services GmbH (Business Services GmbH) eingerichtet. Ein stark IT-gestützter Prozess und ein hoher Standardisierungsgrad bei der Datenerfassung und Aufbereitung, beginnend bei den kaufmännischen Diensten über die Erstellung der Einzelabschlüsse der Gesellschaften bis hin zur Konsolidierung im Konzernabschluss, stellen die Basis für eine valide Finanzberichterstattung dar. Die oben genannten Bereiche bilden somit den Kern des IKS-Kontrollumfelds im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess.
Die Kernprozesse aus den oben genannten Bereichen sind ebenso wie die prozessinhärenten wesentlichen Risiken samt entsprechenden Kontrollen in einem eigenen IT-Tool erfasst. Dieses IT-Tool vernetzt seit dem Geschäftsjahr 2020/2021 die Bereiche IKS, Qualitätssicherung- und Umweltschutz (QSU), Datenschutz, Risikomanagement sowie Informations- und Kommunikationstechnik-(IKT)-Risiken und hat sich als wertvolles Informationssystem für Führungskräfte und Mitarbeiter etabliert.
Die Kontrollen werden in ihrer konkreten Ausgestaltung den individuellen und risikoadäquaten Erfordernissen angepasst und können sowohl manuelle als auch automatisierte Komponenten umfassen. Das Vier-Augen-Prinzip wird für Freigabeprozesse stringent angewandt und Funktionstrennungskonflikte werden vermieden respektive durch kompensierende Kontrollen überwacht.
Kontinuierliches Monitoring sowie zyklische Prüfungen durch die Konzernrevision hinsichtlich Kontrolldesign und Effektivität der Kontrollen bilden die Basis der Qualitätssicherung und Überwachung der Systeme im gesamten Konzern.
Ein strukturiertes, standardisiertes Reporting an Vorstand und Aufsichtsgremien stellt die Wahrnehmung der gesetzlich vorgeschriebenen Überwachungsaufgaben sicher.
Das Kontrollbewusstsein ist in den operativen Einheiten gut verankert und wird in den Geschäftsprozessen nachhaltig umgesetzt. Darüber hinaus ist die Wahrung und Stärkung der Risiko-Awareness und des Bewusstseins der Bedeutung der ethischen Werte, die in Vision und Leitbild festgeschrieben sind, ein wichtiger Baustein der Corporate-Governance-Kultur.
Die gesetzliche Verpflichtung zur Gleichbehandlung gemäß ElWOG und GWG ist mit entsprechenden IKS-Kontrollen abgesichert und wird durch ein Monitoring durch den Gleichbehandlungsbeauftragten gewährleistet.
Das IKS entsprach somit im abgelaufenen Geschäftsjahr den gesetzlichen Anforderungen.